Un portal diseñado para que las marcas y organizadores accedan a la información clave de sus eventos infantiles desde el primer contacto.
Cada vez que una escuela o una agencia contrataba un show, la comunicación se perdía entre correos, llamadas y mensajes sueltos. Fechas, requisitos técnicos, datos de los niños y preferencias temáticas quedaban dispersos. Esto generaba retrabajo, demoras en la confirmación y, en algunos casos, shows mal ajustados al público.
En lugar de agregar otro formulario genérico, diseñamos un flujo de incorporación que se adapta al tipo de evento: cumpleaños, función escolar o activación de marca. Cada paso pide solo la información necesaria para ese perfil. El cliente ve un resumen editable antes de enviar, y el equipo de CaptainAlienJones recibe una notificación con los datos estructurados.
Trabajamos con un prototipo en tres rondas. Primero definimos los campos críticos: fecha, horario, rango de edad, cantidad de niños, espacio disponible y tema del show. Luego agregamos una sección de notas para necesidades especiales (alergias, accesibilidad). Por último, conectamos el portal con el calendario interno del equipo para evitar dobles reservas. Todo se probó con tres clientes reales durante un mes.
El tiempo promedio para confirmar un evento pasó de 4 días a menos de 24 horas. Los errores por datos incompletos se redujeron en un 70%. Los clientes que usaron el portal reportaron sentirse más seguros al tener todo por escrito y visible. El equipo interno dejó de perseguir información y pudo concentrarse en preparar el contenido del show.
“Antes tenía que enviar tres correos para confirmar una fecha. Con el portal llené los datos en diez minutos y al día siguiente ya tenía el show agendado. Se nota que está pensado para alguien que organiza eventos seguido.”
— Coordinadora de eventos en Colegio Los Alamos