Proyecto
Un flujo de reservas estacional diseñado para eventos infantiles y shows educativos
Durante los meses de mayor demanda (vacaciones escolares, fines de semana largos y temporada de cumpleaños), el equipo de CaptainAlienJones recibía solicitudes de reserva por correo, mensaje directo y formulario web sin un orden claro. Esto generaba duplicados, demoras en la confirmación y familias que quedaban sin respuesta durante días. El proceso manual ya no daba abasto.
En lugar de comprar un sistema de booking genérico, decidimos construir un flujo a medida que respetara nuestras restricciones reales: presupuesto ajustado, equipo pequeño (3 personas) y la necesidad de mantener el toque personal en la comunicación con los padres.
Usamos una combinación de herramientas ligeras: un calendario compartido con bloques de horario visibles para el público, un formulario con campos específicos (tipo de evento, rango de edad, cantidad de niños) y un sistema de etiquetas para priorizar solicitudes según la fecha del evento. Las respuestas estándar se redactaron una vez y se adaptaron con un par de líneas personalizadas.
El cambio más importante fue establecer una regla interna: toda solicitud recibe un acuse de recibo automático en menos de 2 horas, y la respuesta definitiva antes de 24 horas hábiles. Esto redujo la ansiedad de los clientes y liberó tiempo del equipo para enfocarse en la logística del show.
En la primera temporada alta con el nuevo flujo, el tiempo promedio de confirmación pasó de 3,5 días a menos de 10 horas. Las cancelaciones de último momento bajaron un 30% porque los clientes recibían recordatorios automáticos con los detalles del show. El equipo reportó menos estrés y más claridad sobre qué eventos estaban confirmados y cuáles en espera.
Plantilla de formulario
Campos: tipo de evento, fecha tentativa, rango de edad, cantidad de niños, mensaje libre.
Regla de respuesta
Acuse automático en <2h, respuesta definitiva en <24h hábiles. Excepciones solo para eventos con menos de 48h de anticipación.
Calendario de disponibilidad
Bloques de 2h y 3h visibles para el público. Se actualiza en tiempo real cuando se confirma una reserva.
Recordatorio automático
Correo 48h antes del evento con dirección, hora de llegada del show y checklist para los padres.